Das Wohnungsübergabeprotokoll ist für Mieter und Vermieter ein wichtiges Dokument, welches unbedingt erstellt werden und bei dem keine Fehler passieren sollten. Ein genaues Protokoll beugt möglichen späteren Unklarheiten vor und sorgt für Rechtssicherheit für beide Seiten.
Wohnungsübergabeprotokoll: Das Wichtigste im Überblick
Das Übergabeprotokoll wird bei der Vermietung und bei der Rückgabe der Wohnung angefertigt.
Ein detailliertes Protokoll dient der Rechtssicherheit für Mieter und Vermieter. Es vermeidet Streitigkeiten und sorgt für Fairness.
Sowohl Mieter als auch Vermieter profitieren von einem ausführlichen Protokoll.
Damit im Übergabeprotokoll nichts vergessen wird, nutzen Sie am besten unsere kostenlose Vorlage und ergänzende Checklisten.
Warum ein Wohnungsübergabeprotokoll unverzichtbar ist?
Das Wohnungsübergabeprotokoll dient dazu schriftlich festzuhalten, in welchem Zustand sich die Wohnung zum Zeitpunkt der Übergabe an den Mieter befindet. Im Protokoll wird beispielsweise erfasst, dass alle Küchengeräte funktionstüchtig sind, in welchem Zustand sich die Wände befinden und ob es irgendwelche Mängel gibt, die bereits beim Einzug bestanden. Ebenso wird erwähnt, wie viele Schlüssel übergeben wurden und auch die Zählerstände für Strom, Wasser und Gas werden dokumentiert. Das Übergabeprotokoll soll somit eine neutrale Erfassung der Tatsachen sein, die bei zum Zeitpunkt der Überlassung der Wohnung vorhanden sind.
Das Protokoll muss von beiden Seiten, Mieter und Vermieter, unterschrieben werden und sollte unbedingt mit Datum und Uhrzeit versehen sein. Das Dokument wird anschließend aufbewahrt und spielt später, bei der Rückgabe der Wohnung, ebenfalls wieder eine wichtige Rolle. Eine zweifache Ausfertigung, jeweils eine für den Vermieter und Mieter, ist zudem anzuraten.
Mieter und Vermieter müssen das datierte Protokoll unterschreiben und aufbewahren.
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Das Wohnungsübergabeprotokoll soll möglichst präzise dokumentieren, wer die Wohnung wann an wen übergeben hat und wie zu diesem Zeitpunkt der gesamte Zustand der Immobilie gewesen ist. Das Übergabeprotokoll wird beim Einzug erstellt, anschließend aufbewahrt und beim Auszug des Mieters wird geprüft, inwiefern der Zustand der Immobilie nun vom Zustand beim Einzug abweicht. Das Protokoll erfüllt somit eine essenzielle Dokumentations- und Beweisfunktion. Doch warum ist ein Übergabeprotokoll bei einer Mietwohnung so relevant?
Warum ist ein Übergabeprotokoll so wichtig?
Das Übergabeprotokoll betrifft die Rechte und Pflichten von Mieter und Vermieter. Den Vermieter trifft die Pflicht, den Zustand der Immobilie und die Substanz zu erhalten. Damit die Einhaltung dieser Pflicht eingefordert werden kann, muss im Übergabeprotokoll definiert sein, wie der Zustand bei der Anmietung war.
Der Mieter hingegen muss die Wohnung pfleglich behandeln und sie später in einem solchen Zustand zurückgeben, der einer „gewöhnlichen Abnutzung“ entspricht. Damit es bei der Rückgabe möglichst keine Streitigkeiten gibt ist das Übergabeprotokoll beim Einzug somit auch für den Mieter wichtig. Er kann damit, wenn er wieder auszieht, belegen, dass er die Wohnung nur auf übliche Weise gebraucht hat und es, verglichen mit dem Übergabezeitpunkt, nur zur gewöhnlichen Abnutzung gekommen ist.
Bei der Rückgabe der Wohnung geht es schlussendlich auch immer um die Rückzahlung der Mietkaution. Wenn der Zustand der Immobilie bei der Anmietung dokumentiert wurde und beim Auszug ein Protokoll über die aktuellen Mängel und Abnutzungen erstellt wird, kann meist schnell geklärt werden, ob die Kaution vollständig zurückgezahlt wird. Ein Protokoll sollte somit bei der Anmietung und auch bei der Rückgabe der Wohnung erstellt werden, um maximale Rechtssicherheit für alle Beteiligten zu erzielen.
Neben der sorgfältigen Dokumentation der Wohnungsübergabe ist es sinnvoll, die finanziellen Aspekte im Blick zu behalten. Ein Kreditrechner kann Ihnen helfen, Ihre Finanzierung optimal zu planen. Berechnen Sie schnell und unkompliziert, welche monatliche Belastung für Sie tragbar ist.
Inhalte eines Wohnungsübergabeprotokolls
Das Übergabeprotokoll wird normalerweise seitens des Vermieters bereitgestellt. Teilweise wickeln auch Hausverwaltungen die Übergabe der Wohnung ab.
Mieter sollten darauf achten, dass das Übergabeprotokoll tatsächlich der Zustandsdokumentation gilt und nicht andere Klauseln inkludiert werden, die im Zuge des Übergabeprotokolls dann mitunterschrieben werden. Beispielsweise sollten Mieter keinesfalls auf dem Übergabeprotokoll, wenn die Wohnung gerade zurückgegeben wird, unterschreiben, dass sie auf jegliche sonstigen Ansprüche verzichten, da diese Klausel dann z.B. auch die Rückzahlung überhöhter Miete betreffen würde.
Korrekte Inhalte eines Übergabeprotokolls sind folgende Punkte:
Wer vollzieht die Übergabe? Typischerweise sind das der Mieter und Vermieter, eventuell statt dem Vermieter ein Mitarbeiter der Hausverwaltung. Festgehalten werden kann auch, ob Zeugen anwesend sind.
In welchem Zustand befindet sich die Wohnung? Der Zustand wird in kurzen Worten allgemein beschrieben, Mängel (z.B.: Geschirrspüler funktioniert nicht) werden konkret aufgelistet. Empfehlenswert ist zu vermerken, dass dem Protokoll Bilder beigelegt werden, die u.a. Wandfarbe, Türen, Fenster, Küchenzeile und Bäder dokumentieren. Je genauer die erfassten Informationen über den aktuellen Zustand sind, desto besser.
Wenn Mängel vorhanden sind, wie wird damit umgegangen? Es kann z.B. vermerkt werden, dass eine Steckdose derzeit nicht funktionstüchtig ist und diese noch vom Vermieter, binnen 14 Tagen, erneuert wird.
Vorhandene Gegenstände: Welche Gegenstände befinden sich in der Wohnung oder im Keller und in welchem Zustand sind diese, sofern sie mitvermietet werden? Dabei kann es sich z.B. um einzelne Möbel handeln.
Zählerstände: Die Zählerstände (Wasser, Gas, Strom) werden gemeinsam abgelesen und aufgeschrieben.
Schlüsselübergabe: Wie viele Schlüssel werden übergeben und welche Schlüssel sind das konkret? (Haustür, Wohnungstüre, Briefkasten, Keller, Tiefgarage, etc.)
Der Dokumentationsaufwand ist somit nicht zu unterschätzen. Für eine detaillierte Dokumentation der Übergabe sollten jedenfalls 30 bis 60 Minuten eingeplant werden, je nach Wohnungsgröße. Für eine 1-Zimmer-Wohnung ist der Zeitaufwand insofern auch im Regelfall geringer anzusetzen, als für eine 3-Zimmer-Wohnung oder 4-Zimmer-Wohnung. Das fertige Protokoll wird mit einem Datum versehen und von beiden Parteien unterschrieben.
Schäden und Mängel dokumentieren
Damit Schäden und Mängel genau dokumentiert sind, werden diese aufgelistet, kurz und prägnant beschrieben und es können ergänzend Fotos angefertigt werden, die dem Übergabeprotokoll beigelegt werden. Ebenso sollte angeführt werden, ob der jeweilige Mangel durch den Vermieter oder Mieter behoben wird.
Unterschiede zwischen Einzugs- und Auszugsprotokoll
Das Übergabeprotokoll beim Einzug dient vor allem dazu, den Zustand der Wohnung zu erfassen, zu dokumentieren, welche Ausstattungsmerkmale vorhanden sind und festzuhalten, welche Mängel es gibt. Beim Auszug aus der Wohnung folgt die Prüfung, inwiefern sich der Zustand der Wohnung seit dem Einzug verändert hat. Anhand des Protokolls beim Einzug wird abgeglichen, wie der Zustand damals dokumentiert wurde und wie der Ist-Zustand der Immobilie aussieht. Beschädigungen werden erfasst und es wird geprüft, ob die Kaution in voller Höhe rückerstattet werden kann.
Vorlage und Muster für das Wohnungsübergabeprotokoll
Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist grundsätzlich ein einfaches, übersichtliches Dokument, das vor allem gewissenhaft ausgefüllt werden sollte. Üblicherweise stellt die Vermieterseite das Protokoll bereit. Sie können unser Musterprotokoll für die Wohnungsübergabe einfach als kostenloses PDF herunterladen, für Ihre Wohnungsübergaben nutzen und gegebenenfalls notwendige Ergänzungen individuell hinzufügen.
Damit die Wohnungsübergabe gut verläuft, sprechen Sie am besten miteinander darüber, wie die Wohnung zurückgegeben werden soll. Folgende Punkte sollten Sie bei der Übergabe dann jedenfalls beachten:
Erfassung der Zählerstände (Gas, Wasser, Strom), sofern keine Fernablesung, z.B. durch ISTA, erfolgt.
Prüfung, ob alle Schlüssel vorhanden sind (Briefkasten und Hauseingangstor-Schlüssel ebenfalls bedenken!)
Prüfung des Zustands der Eingangstüre, der Innentüren und Fenster.
Prüfung der Küche, inkl. Funktionsfähigkeit der Elektrogeräte, deren Sauberkeit und des Innenlebens der Küchenschränke.
Prüfung des Luftfilters in Bad und WC.
Prüfung des Fußbodens und der Sesselleisten: Ist eine Sanierung oder Erneuerung nötig?
Prüfung der Wände: Wurden Bohrlöcher verschlossen? Muss die Wohnung vor der nächsten Vermietung neu ausgemalt werden? Gibt es Beschädigungen oder womöglich Schimmel?
Prüfung der Gastherme: Sind Wartungen erfolgt und wann ist die nächste Wartung fällig?
Prüfung des Zählerkastens: Sind alle Sicherungen intakt und funktioniert der Strom überall?
Prüfung zusätzlicher Ausstattungsmerkmale wie z.B. Jalousien, Klimaanlage, Balkon oder Terrasse inkl. Außenwasserentnahmestellen.
Selbstverständlich können auch noch weitere Aspekte wichtig sein, abhängig davon, welche Ausstattung in Ihrer Wohnung vorhanden ist. Bei möblierten Wohnungen ist zusätzlich der Zustand der mitvermieteten Gegenstände zu prüfen.
Die wichtigsten Punkte für Mieter
Bei der Anmietung der Wohnung sollten Mieter darauf achten, dass die Zählerstände korrekt angeführt werden und dass mögliche Mängel im Protokoll vermerkt werden. Speziell der Zustand der Wände, Fenster, Innentüren, Eingangstüre und die Funktionsfähigkeit der Küche sollten dokumentiert werden. Auch Lüftungsfilter im Bad, Warmwasser und eventuell vorhandene Zusatzausstattung (Jalousien, Klimaanlage, etc.) sind zu prüfen.
Bei der Rückgabe der Wohnung sollten Mieter diese besenrein vorbereiten.Löcher in den Wänden sollten verschlossen werden.In den meisten Wohnungen ist es nicht nötig, Wände neu auszumalen (Altbau, MRG-Vollanwendung). Achten Sie darauf, Wartungen durchzuführen (z.B. Lüftungsfilter im Bad wechseln, Gastherme warten und Rechnung aufbewahren).
Die wichtigsten Punkte für Vermieter
Vermieter prüfen die Wohnung am besten mit einer Checkliste. Besonders wichtig ist, dass grundlegende Wartungsarbeiten durch den Mieter erledigt wurden. Die Funktionsfähigkeit mitvermieteter Geräte (Küche, Waschmaschine, etc.) ist zu prüfen, ebenso Fenster, Türen und Fußboden. Die Rückgabe aller übergebenen Schlüssel ist essenziell.
Das Protokoll dokumentiert den Wohnungszustand und erfolgt bei der Schlüsselübergabe.
Wohnungsübergabeprotokoll für mehr Sicherheit
Das Wohnungsübergabeprotokoll ist eine Formalität, die für Vermieter und Mieter Sicherheit schafft. Deshalb ist es wichtig, das Protokoll gemeinsam in Ruhe und präzise auszufüllen. Das Übergabeprotokoll wird üblicherweise vom Vermieter bereitgestellt. Das Protokoll soll ganzheitlich erfassen, in welchem Zustand sich die Wohnung befindet. Das ausgefüllte Protokoll wird von Mieter und Vermieter unterzeichnet und bei der Rückgabe der Wohnung wird erneut ein Protokoll angefertigt, auf dessen Basis anschließend die Rückzahlung der Kaution erfolgt.
Empfehlenswert ist, ergänzend zum Übergabeprotokoll auch noch eine Checkliste zu nutzen, damit bei der Übergabe nichts vergessen wird.
FAQs zum Wohnungsübergabeprotokoll
Das Übergabeprotokoll ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber für Mieter und Vermieter ein gleichermaßen sinnvolles, empfehlenswertes Dokument.
Das Wichtigste ist, im Übergabeprotokoll den Zustand der Wohnung möglichst genau zu erfassen. Auch die Zählerstände und die Anzahl der übergegebenen Schlüssel sowie etwaige Mängel sollten exakt dokumentiert werden.
Ja, Sie können beispielsweise auf dieser Webseite unsere kostenlose Vorlage herunterladen und als Protokoll nutzen. Das Übergabeprotokoll wird normalerweise von der Vermieterseite bereitgestellt.
Beim Einzug wird der Ist-Zustand erfasst und geklärt, ob es womöglich noch Mängel gibt, die Abweichungen vom im Mietvertrag vereinbarten Zustand darstellen. Beim Auszug liegt der Fokus darauf, wie der Mieter die Wohnung instandgehalten hat und ob somit die vollständige Kaution zurückzuzahlen ist.
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Über den Autor: Hagen Luckert Position: Geschäftsführer
Meine gesamte berufliche Laufbahn habe ich im Kreditbereich verbracht. Zunächst im Sparkassen- sowie im Großbankensektor in Deutschland. Nach Leitung der Business-Unit Kreditstrategie- und Organisation in einem großen Beratungsunternehmen war ich als Geschäftsführer einer Kreditfabrik tätig. Im Anschluss daran wurde ich als Vorstand in einem Softwareunternehmen für künstliche Intelligenz im Bankenbereich berufen und habe 2019 in die Geschäftsführung von Infina gewechselt. Die ständige Recherche, strukturierte Aufbereitung sowie verständliche Veröffentlichung von allen Fragestellungen rund um das Kreditgeschäft gehören zu den wesentlichen Schwerpunktsetzungen meiner Funktion.
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